Hướng dẫn sử dụng phần mềm Phòng khám Vĩnh Khang
Tài liệu này hướng dẫn từng bước cho mọi người dùng: lễ tân, bác sĩ, kỹ thuật viên, thu ngân, kế toán và quản trị. Mỗi phần có sơ đồ và mô phỏng màn hình để làm theo được ngay. Đọc theo mục lục bên trái, hoặc chọn đúng vai trò của mình.
1 Giới thiệu
Phần mềm giúp phòng khám vận hành trọn một lượt khám: từ lúc bệnh nhân tới quầy, tới khi khám xong, thu tiền, phát thuốc và ghi sổ sách. Mọi người dùng chung một hệ thống, mỗi người thấy đúng phần việc của mình.
2 Đăng nhập & bảo mật
- Mở trình duyệt, vào
https://vinhkhangmed.com. - Nhập tài khoản (số điện thoại hoặc email) và mật khẩu được cấp.
- Bấm Đăng nhập. Vào đúng thì hệ thống mở trang phù hợp với vai của bạn.
3 Giao diện & cách đọc menu
Bên trái là thanh menu chia theo nhóm công việc. Bạn chỉ thấy nhóm mà vai của bạn được phép. Trên điện thoại, bấm nút ☰ để mở menu.
| Nhóm menu | Dùng để làm gì | Ai thường dùng |
|---|---|---|
| Tổng quan | Bảng số liệu, Lịch làm việc | Mọi vai |
| Khám chữa bệnh | Tiếp nhận, Bệnh án, Thực hiện dịch vụ, Lịch hẹn, Tái khám | Lễ tân, Bác sĩ, KTV |
| Thu ngân | Thanh toán dịch vụ, Đối soát ngân hàng | Thu ngân |
| Kế toán | Sổ thu chi, Báo cáo điều hành | Kế toán, Chủ |
| Quản trị | Người dùng, Dịch vụ, Nhân sự, Cơ sở, Mẫu giấy tờ | Quản trị |
| Kho hàng | Quản lý kho, Danh mục thuốc, Nhập hàng, Kiểm kê | Thủ kho, Dược |
| Hệ thống | Cập nhật, Nhật ký thao tác, Cấu hình | Quản trị |
3.1 Trang Tổng quan
Vào Tổng quan → Tổng quan: bảng số liệu nhanh (doanh thu, lượt khám, kho, hàng chờ) tuỳ theo vai. Đây là nơi nắm tình hình trong ngày mà không phải mở từng màn.
3.2 Lịch làm việc
Vào Tổng quan → Lịch: xem ca trực, lịch hẹn theo ngày/tuần. Bác sĩ/KTV xem ca của mình; quản trị xem toàn bộ.
3.3 Dùng trên điện thoại
Toàn bộ phần mềm dùng được trên điện thoại, không cần máy tính. Mọi màn đều có bản điện thoại riêng.
| Trên máy tính | Trên điện thoại |
|---|---|
| Menu cột bên trái | Bấm ☰ mở menu; có thanh điều hướng nhanh phía dưới |
| Danh sách dạng bảng nhiều cột | Tự đổi sang dạng thẻ, mỗi bệnh nhân/mặt hàng một thẻ gọn |
| Nút thao tác trên hàng | Nút nằm trong thẻ, bấm dễ bằng ngón tay |
| Ô nhập tiền | Gõ số, tự hiện dạng xx.xxxđ |
4 Luồng khám tổng thể
Đây là đường đi của một bệnh nhân từ lúc tới phòng khám tới khi ra về. Mỗi bước do một vai phụ trách.
5 Lễ tân
Lễ tân là cửa vào của cả hệ thống: đón bệnh nhân, xếp hàng chờ và phân đúng bác sĩ.
5.1 Màn hình tiếp nhận (lấy số, xếp hàng)
- Vào Khám chữa bệnh → Màn hình tiếp nhận.
- Chọn quầy đang trực, bệnh nhân tới thì thêm vào hàng chờ của quầy.
- Theo dõi trạng thái quầy; gọi bệnh nhân theo thứ tự. Khi xong lượt tại quầy thì checkout.
5.2 Tiếp nhận khám (lập hồ sơ & phân bác sĩ)
- Vào Khám chữa bệnh → Tiếp nhận khám.
- Tìm bệnh nhân đã có hồ sơ, hoặc bấm tạo hồ sơ mới (họ tên, ngày sinh, giới, số điện thoại).
- Chọn Khoa, Phòng và Bác sĩ để phân bệnh nhân.
- Lưu. Bệnh nhân sẽ hiện trong mục Chờ tôi khám của đúng bác sĩ đó.
5.3 Phân biệt hai màn tiếp nhận
| Màn | Dùng khi | Kết quả |
|---|---|---|
Màn hình tiếp nhận (/reception) | Quản lý hàng chờ tại quầy: lấy số, gọi lượt, checkout quầy | Bệnh nhân được xếp thứ tự tại quầy |
Tiếp nhận khám (/reception/patients) | Lập hồ sơ và phân Khoa/Phòng/Bác sĩ cho lượt khám | Bệnh nhân vào "Chờ tôi khám" của bác sĩ |
Checkin dịch vụ (/support-serving) | Điểm check-in cho bệnh nhân tới thực hiện dịch vụ đã chỉ định | Đưa bệnh nhân vào hàng chờ dịch vụ của phòng |
5.4 Đặt lịch hẹn & tái khám
- Vào Khám chữa bệnh → Quản lý lịch hẹn để đặt lịch cho bệnh nhân (chọn ngày, khoa, bác sĩ).
- Ngày bệnh nhân tới theo hẹn, mở lịch hẹn rồi chuyển thành lượt tiếp nhận (không phải nhập lại từ đầu).
- Lịch tái khám hiện các bệnh nhân bác sĩ hẹn quay lại; gọi điện nhắc rồi đặt lịch hoặc tiếp nhận.
5.5 Các trường hợp lễ tân hay gặp
| Tình huống | Xử lý |
|---|---|
| Bệnh nhân cũ, đã có hồ sơ | Tìm theo tên/số điện thoại, không tạo hồ sơ mới để tránh trùng |
| Bệnh nhân mới hoàn toàn | Tạo hồ sơ mới đầy đủ họ tên, ngày sinh, giới, số điện thoại |
| Bệnh nhân ưu tiên (già, cấp cứu, thai) | Bật đánh dấu ưu tiên trong hồ sơ để lên đầu hàng chờ |
| Đặt nhầm bác sĩ/phòng | Mở lại lượt tiếp nhận, sửa Khoa/Phòng/Bác sĩ rồi lưu |
| Bệnh nhân bỏ về giữa chừng | Huỷ lượt tiếp nhận để không kẹt hàng chờ của bác sĩ |
| Bệnh nhân tạm ứng trước | Chuyển sang thu ngân lập khoản tạm ứng (xem mục 12.1) |
6 Bác sĩ
Bác sĩ làm việc chủ yếu ở màn Bệnh án & Đơn thuốc.
6.1 Gọi bệnh nhân & tạo bệnh án
- Vào Khám chữa bệnh → Bệnh án & Đơn thuốc.
- Khối Chờ tôi khám liệt kê bệnh nhân lễ tân đã phân cho bạn. Bấm Gọi để báo bệnh nhân vào (hệ thống ghi lại số lần gọi cho mọi người cùng thấy).
- Bấm Tạo bệnh án (hoặc bấm đúp dòng). Bệnh án tự mở theo mẫu mặc định của khoa bạn.
- Ghi khám: lý do, khám lâm sàng, chẩn đoán theo mẫu.
6.2 Bảng chờ phòng
Ngay dưới Chờ tôi khám có khối Bảng chờ phòng: toàn bộ bệnh nhân đang chờ ở đúng phòng bạn đang trực, gồm cả bệnh nhân của người khác cùng phòng. Bạn chỉ thấy phòng mình trực, không thấy phòng khác.
6.3 Chỉ định dịch vụ & kê đơn thuốc
- Trong bệnh án, thêm dịch vụ chỉ định (xét nghiệm, siêu âm...). Hệ thống tự xếp bệnh nhân vào phòng/buồng thực hiện phù hợp.
- Thêm đơn thuốc: chọn thuốc từ danh mục, ghi liều, số lượng.
- Lưu bệnh án. Dịch vụ chuyển sang hàng chờ thực hiện; đơn thuốc chờ thu tiền rồi phát.
6.4 Gọi bệnh nhân và thứ tự khám
- Bấm Gọi ở dòng bệnh nhân trong "Chờ tôi khám". Hệ thống ghi thời điểm và số lần gọi, hiện ngay tại quầy để mọi người cùng thấy.
- Bệnh nhân chưa tới, bấm Gọi lại; số lần gọi tăng lên để biết đã gọi mấy lần.
- Cột Phòng cho biết bệnh nhân được phân phòng nào; thẻ "Đã gọi HH:MM · lần N" hiện lịch sử gọi.
6.5 Đọc kết quả cận lâm sàng
Sau khi KTV thực hiện và ghi kết quả, kết quả gắn vào bệnh nhân. Bác sĩ mở lại bệnh án để đọc kết quả rồi kết luận, kê thuốc hoặc hẹn tái khám.
6.6 Các trường hợp bác sĩ hay gặp
| Tình huống | Xử lý |
|---|---|
| Chưa khai khoa cho bác sĩ | Vẫn tạo được bệnh án; hệ thống dùng mẫu chung mặc định |
| Cần thêm dịch vụ sau khi đã lưu | Mở lại bệnh án (chuyển Đang điều trị), thêm dịch vụ rồi lưu |
| Kê thuốc bán kèm để 0đ | Vẫn lập được đơn và trừ kho bình thường (không chặn vì tổng 0đ) |
| Bệnh nhân cần tái khám | Đặt lịch tái khám để lễ tân nhắc và hẹn lại |
| Chỉ định nhiều dịch vụ khác phòng | Mỗi dịch vụ tự xếp vào phòng/buồng phù hợp; bệnh nhân đi lần lượt |
7 Kỹ thuật viên
Kỹ thuật viên thực hiện các dịch vụ cận lâm sàng bác sĩ đã chỉ định và ghi kết quả.
- Vào Khám chữa bệnh → Thực hiện dịch vụ.
- Chọn bệnh nhân trong hàng chờ dịch vụ của buồng/phòng bạn trực.
- Thực hiện, rồi ghi kết quả vào đúng dịch vụ.
- Đánh dấu hoàn thành. Kết quả gắn vào bệnh nhân để bác sĩ đọc.
8 Thu ngân
8.1 Thanh toán dịch vụ
- Vào Thu ngân → Thanh toán dịch vụ.
- Quét mã phiếu chỉ định hoặc tìm bệnh nhân. Chọn các dịch vụ cần thu.
- Chọn hình thức: Tiền mặt, Chuyển khoản (QR). Có thể trừ tạm ứng nếu bệnh nhân đã nộp trước.
- Xác nhận thu. In phiếu thu nếu cần.
xx.xxxđ, không cần gõ dấu chấm.8.2 Chờ lấy thuốc & phát thuốc
- Đơn đã thu tiền hiện ở khối Chờ lấy thuốc.
- Bấm Phát thuốc. Hệ thống trừ kho theo lô.
- Thiếu hàng trong kho thì hệ thống chặn phát và báo rõ; nhập thêm hàng rồi phát lại.
8.3 Đối soát ngân hàng
- Vào Thu ngân → Đối soát ngân hàng. Danh sách giao dịch chuyển khoản về tài khoản phòng khám.
- Hệ thống tự đoán phiếu khớp theo nội dung chuyển khoản (mã phiếu). Bạn xác nhận Chốt ghép.
- Không có mã, ghép tay bằng cách gõ mã phiếu in trên phiếu thu.
- Giao dịch không liên quan thì Bỏ qua.
8.4 Thu một phần dịch vụ & phiếu treo
- Bệnh nhân chỉ trả một phần: chọn đúng các dịch vụ muốn thu, để lại phần chưa thu.
- Phần chưa thu nằm ở mục Phiếu treo để thu tiếp sau.
- Phiếu treo không dùng nữa thì bấm Huỷ (xác nhận theo quy tắc xoá).
8.5 Hoàn tiền
- Mở phiếu cần hoàn, chọn Hoàn tiền, ghi lý do.
- Nếu là đơn thuốc đã phát: hệ thống tự hoàn thuốc lại vào kho theo lô đã xuất.
- Khoản hoàn được ghi vào sổ thu chi ở mục CHI.
8.6 Các trường hợp thu tiền
| Tình huống | Xử lý |
|---|---|
| Trả tiền mặt | Chọn Tiền mặt, xác nhận, ghi PAID ngay |
| Chuyển khoản quét QR | Tạo QR theo tổng phải trả; tiền về mới ghi đã thu qua đối soát |
| Có tạm ứng còn dư | Trừ tạm ứng vào phiếu; QR chỉ tạo cho phần còn thiếu |
| Trả làm nhiều đợt | Thu từng phần; phần còn lại nằm ở phiếu treo |
| Thu tiền thuốc chuyển khoản | Mặc định chờ tiền về mới ghi đã thu |
| Thu nhầm, cần trả lại | Dùng Hoàn tiền (mục 8.5) |
8.7 Các trường hợp đối soát ngân hàng
| Tình huống | Xử lý |
|---|---|
| Nội dung có mã phiếu, máy đoán đúng | Kiểm nhanh rồi bấm Chốt ghép |
| Nội dung không có mã / ngân hàng cắt mã | Ghép tay: gõ mã phiếu in trên phiếu thu |
| Giao dịch không liên quan phòng khám | Bấm Bỏ qua, ghi lý do |
| Đã chốt ghép rồi | Không xử lý lại; hệ thống trả về trạng thái Đã ghép |
| Phiếu đã đánh dấu đã thu | Không ghép được nữa để tránh thu trùng |
9 Kế toán
9.1 Sổ sách - phiếu thu chi
- Vào Kế toán → Sổ sách - phiếu thu chi.
- Xem các khoản THU (dịch vụ, thuốc) và CHI (hoàn tiền, hoàn tạm ứng) theo kỳ.
- Lập phiếu thu/chi tay cho khoản ngoài luồng nếu cần.
9.2 Chốt ca
- Cuối ca, mở chức năng Chốt ca.
- Hệ thống tính tổng thu, tổng chi và tiền mặt tồn quỹ trong ca.
- Đối chiếu tiền mặt thực đếm với số hệ thống, rồi xác nhận chốt.
9.3 Báo cáo điều hành
Vào Kế toán → Báo cáo điều hành để xem doanh thu theo thời gian, theo phương thức thanh toán, theo dịch vụ. Dùng cho chủ phòng khám theo dõi tổng thể.
10 Quản trị
10.1 Quản lý người dùng & phân quyền
- Vào Quản trị → Quản lý người dùng.
- Tạo tài khoản, gán vai trò (lễ tân, bác sĩ, KTV, thu ngân, kế toán, quản trị). Một người gán được nhiều vai.
- Đặt lại mật khẩu, khoá/mở khoá tài khoản khi cần.
10.2 Duyệt yêu cầu
Duyệt đổi thông tin và Duyệt xoá và sửa: những thay đổi nhạy cảm cần quản trị duyệt trước khi có hiệu lực.
10.3 Danh mục vận hành
| Menu | Quản lý |
|---|---|
| Quản lý dịch vụ | Danh mục dịch vụ, giá, khoa |
| Quản lý nhân sự | Hồ sơ bác sĩ, KTV, chứng chỉ |
| Quản lý cơ sở | Khoa, phòng, buồng |
| Quản lý quầy | Quầy tiếp nhận, hàng chờ |
| Mẫu giấy tờ | Mẫu bệnh án, phiếu, bố cục in |
| Khuyến mãi & Popup | Chương trình ưu đãi, popup landing |
10.4 Cấu hình hệ thống
Vào Hệ thống → Cấu hình hệ thống: tên phòng khám, giờ làm việc, ngưỡng tồn kho mặc định, cổng thanh toán, và các thiết lập chung.
10.5 Nhật ký thao tác & kiểm duyệt
| Menu (nhóm Hệ thống) | Dùng để |
|---|---|
| Nhật ký thao tác | Truy ai làm gì, lúc nào - khoá theo từng người và theo vai đang đóng |
| Kiểm duyệt đánh giá | Duyệt/ẩn đánh giá của bệnh nhân trước khi hiện công khai |
| Cập nhật | Đọc lịch sử thay đổi phần mềm theo phiên bản |
| Nội dung Landing | Sửa nội dung trang giới thiệu công khai của phòng khám |
10.6 Bài viết & khuyến mãi
Bài viết: quản lý nội dung tin tức/blog. Khuyến mãi & Popup: tạo chương trình ưu đãi và popup hiện trên trang landing. Duyệt xoá và sửa, Duyệt đổi thông tin: những thay đổi nhạy cảm chờ quản trị duyệt.
11 Kho hàng
11.1 Danh mục thuốc và Quản lý kho
Có hai chỗ liên quan tới thuốc: Danh mục thuốc (khai một lần thông tin thuốc và ngưỡng tồn tối thiểu) và Quản lý kho (số lượng thực nhập). Mặt hàng kho nên gắn với một thuốc trong Danh mục để lấy đúng ngưỡng cảnh báo.
- Vào Kho hàng → Quản lý kho, bấm Nhập hàng hoặc Sửa một mặt hàng.
- Ở ô Tên hàng hóa, gõ tên thuốc rồi chọn từ Danh mục: hệ thống tự điền tên, đơn vị, loại và gắn liên kết để lấy ngưỡng tồn tối thiểu.
- Gõ tay không chọn thì coi là vật tư, không gắn thuốc.
11.2 Cảnh báo tồn & màu số lượng
| Màu số "còn" | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đỏ | Chạm hoặc dưới ngưỡng tồn tối thiểu - cần nhập gấp |
| Vàng | Gần ngưỡng (trong khoảng cộng thêm) - chuẩn bị nhập |
| Thường | Tồn còn đủ |
11.3 Các màn kho khác
| Menu | Dùng để |
|---|---|
| Nhập hàng | Lập phiếu nhập theo nhà cung cấp, theo lô, hạn dùng |
| Sổ biến động | Lịch sử nhập/xuất từng mặt hàng |
| Kiểm kê | Đối chiếu tồn thực tế với sổ |
| Nhà cung cấp | Danh sách nhà cung cấp |
| Loại hàng hóa | Phân loại thuốc/vật tư/thiết bị |
11.4 Nhập hàng theo lô
- Vào Kho hàng → Nhập hàng. Chọn nhà cung cấp.
- Thêm từng mặt hàng: chọn thuốc từ Danh mục, nhập số lượng, giá nhập, hạn dùng, số lô.
- Lưu phiếu nhập. Tồn kho tăng theo lô; xuất kho sau này trừ theo lô cũ trước.
11.5 Kiểm kê & sổ biến động
- Kiểm kê: đếm tồn thực tế rồi nhập vào để đối chiếu với sổ; lệch thì ghi điều chỉnh.
- Sổ biến động: xem lịch sử nhập/xuất từng mặt hàng để truy nguồn khi số liệu lệch.
11.6 Các trường hợp kho hay gặp
| Tình huống | Xử lý |
|---|---|
| Thuốc mới chưa có trong Danh mục | Thêm vào Danh mục thuốc trước, rồi nhập kho gắn vào |
| Mặt hàng cũ nhãn "chưa gắn Danh mục" | Sửa, chọn lại thuốc ở ô Tên để gắn liên kết |
| Số "còn" màu đỏ | Chạm/dưới ngưỡng tồn tối thiểu, nhập thêm gấp |
| Xuất kho khi phát thuốc báo thiếu | Nhập bổ sung rồi phát lại; hệ thống không cho xuất âm |
| Tồn thực lệch sổ | Dùng Kiểm kê để đối chiếu và điều chỉnh |
12 Nghiệp vụ nâng cao
12.1 Tạm ứng
Bệnh nhân nộp trước một khoản, hệ thống giữ và trừ dần vào các phiếu thu. Phần còn dư có thể hoàn lại. Mỗi lần hoàn được ghi thành một đợt riêng để kế toán tính đúng.
12.2 Đối soát chuyển khoản (SePay/PayOS)
Tiền chuyển khoản về được đối chiếu với phiếu thu theo mã phiếu trong nội dung. Với QR đã tạo theo tổng đủ, hệ thống không trừ thêm tạm ứng để tránh sinh tiền thối ảo.
12.3 Phân quyền theo người và theo vai
12.4 Lịch hẹn & tái khám
Quản lý lịch hẹn để đặt và theo dõi lịch; Lịch tái khám nhắc bệnh nhân quay lại theo hẹn của bác sĩ.
13 In ấn & mẫu giấy tờ
Mọi giấy tờ đều có Xem trước khi in và in theo bố cục khai trong Mẫu giấy tờ.
- Ở phiếu chỉ định, đơn thuốc, bệnh án, phiếu hướng dẫn, hoá đơn thuốc: bấm Xem để xem trước.
- Kiểm nội dung rồi bấm In.
- Quản trị chỉnh bố cục ở Quản trị → Mẫu giấy tờ (mẫu bệnh án mặc định theo khoa cũng đặt tại đây).
14 Bảng trạng thái thường gặp
| Nơi gặp | Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Dịch vụ / bảng chờ phòng | Đang chờ | Đã xếp vào phòng, chờ tới lượt |
| Đang chuẩn bị | Đang chuẩn bị thực hiện | |
| Đang phục vụ | Đang thực hiện cho bệnh nhân | |
| Bỏ qua | Tạm bỏ lượt, chờ gọi lại | |
| Đối soát ngân hàng | Đề xuất | Máy đoán ra phiếu, chờ xác nhận |
| Đã ghép | Đã chốt vào phiếu, phiếu đã thu | |
| Bệnh án | Đang điều trị | Đang khám/điều trị |
| Hoàn thành | Đã xong (vẫn mở lại sửa được) |
15 Hỏi đáp nhanh
Không đăng nhập được?
Kiểm tra lại tài khoản/mật khẩu. Sai nhiều lần bị khoá tạm - liên hệ quản trị để mở khoá và đặt lại mật khẩu.
Bệnh nhân không hiện trong "Chờ tôi khám"?
Lễ tân kiểm lại phần Tiếp nhận khám đã phân đúng bác sĩ và phòng chưa. Phân sai thì bệnh nhân hiện ở màn người khác.
Không ghi được kết quả dịch vụ?
Chỉ người được phân thực hiện dịch vụ đó (hoặc quản trị) mới ghi kết quả. Nếu dịch vụ đã phân cho người khác, nhờ đúng người đó ghi hoặc nhờ quản trị.
Phát thuốc báo thiếu hàng?
Kho không đủ số lượng. Vào Kho hàng → Nhập hàng bổ sung rồi phát lại.
Tiền chuyển khoản đã về nhưng phiếu chưa "đã thu"?
Vào Đối soát ngân hàng, tìm giao dịch và Chốt ghép vào phiếu (gõ mã phiếu nếu ghép tay).
Mặt hàng thuốc có nhãn "chưa gắn Danh mục"?
Bấm Sửa mặt hàng đó, ở ô Tên chọn lại đúng thuốc trong Danh mục để gắn. Gắn xong sẽ lấy đúng ngưỡng tồn tối thiểu.
Xoá một mục thì làm sao?
Mọi nút Xoá đều hỏi xác nhận. Xoá một mục thì gõ DELETE; xoá nhiều hoặc tất cả thì gõ DELETE ALL. Mục đang được dùng thì hệ thống chặn xoá hẳn (không chỉ cảnh báo) để giữ dữ liệu liên quan.
Dùng trên điện thoại được không?
Được. Mọi màn đều có bản điện thoại (danh sách hiện dạng thẻ). Bấm ☰ để mở menu.
Bệnh nhân không hiện ở "Bảng chờ phòng"?
Bảng chờ phòng chỉ hiện bệnh nhân đang chờ ở phòng bạn đang trực. Nếu bạn chưa mở ca trực ở phòng nào thì bảng rỗng. Kiểm lại ca trực của mình.